Zamanın Etkili Şekilde Yönetimi

İşletmenizde daha verimli olmak istiyorsanız ilk olarak zamanınızı nereye harcadığınızı belirlemeniz gerekmektedir.  Telefonları ve e-postaları cevaplamak, iş arkadaşlarınızın sorularını yanıtlamak veya görevler üzerine çok fazla düşünmek size zaman kaybettiriyor olabilir. Öte yandan işleri ertelemek veya dış unsurlarda sizin performansınızı kötü etkilemektedir. Size uygun bir zaman planlaması yapmak oldukça kolaydır. İlk olarak elinizin altında mutlaka bir kalem ve kağıt bulundurmalı, günlük görevlere ne kadar vakit ayırdığınızı not etmelisiniz. Bu alışkanlığınızı 1 veya 2 hafta boyunca devam ettirin. Daha sonrasında bir yapılacaklar listesi oluşturun ve gerçekçi olun. Günlük rutin işlerinizde size fayda sağlayacak 5 ipucu şu şekildedir;

1. Toplantılarda odaklanmanız gereken konuyu iyi bilin.
2. Günlük yapılacaklar listesi oluşturmayı unutmayın.
3. Bütün gün masada oturmayın, kısa molalar iyi gelecektir.
4. Dikkat dağıtıcı eşyaları ortadan kaldırın, gerekirse yerinizi değiştirin.
5. Uyuyun, uykusuz bir şekilde verimli çalışmanız imkansızdır. 

Görevleri Önceliklendirme ve Başkalarını Yetkilendirme 

İster yeni bir beceri öğrenme ister yeni bir işe başlama veya kendi şirketinizi yönetme sürecinde olun zaman sizin için her zaman çok kritik bir öneme sahiptir. İş yükünüzü tamamlamak için daha kolay tamamlanabilir parçalar haline getirin. Bunu yapmak için Eisenhower matrisini kullanabilirsiniz. 

Bu matris ile işlerinizi önem ve aciliyete göre  4 farklı bölümde sıralayabilirsiniz. İşe görevlerinizi listeleyerek başlamalısınız. Daha sonra önem sırasına göre ne yapacağınıza karar vermelisiniz. Örneğin; önemli olmayan ve acil olan işlerinizi bir başkasına devredebilirsiniz yada acil ve önemli olmayan işlerinizi erteleyebilirsiniz. 

Bulutta Ortak Çalışma

Çevrimiçi  işletmelerin giderek küresel bir hal alması, çalışanların bulunduğu ülkeler arası fark gösteren saat dilimleri, şirket çalışanları için bulutta çalışmayı bir zorunluluk haline getirmiştir. G- Suite veya Office 365  gibi platformlar bulutta çalışmayı oldukça kolay hale getirmiştir. Özellikle uluslar arası firmalar ve home- ofis çalışan firmalar için yüz yüze toplantılar her zaman mümkün değildir. Bu yüzden, metin belgeleri, E-tablolar veya Sunumlar üzerinde online değişiklik yapabilmek zaman yönetimi açısından oldukça önemlidir. Elbette ki her alanda olduğu gibi bulut üzerinde çalışırken dikkat etmemiz gereken bazı noktalar vardır. Öncelikle bağlantı sorunları konusuna dikkat etmeli ve güvenilir bir internet bağlantısına sahip olduğumuzdan emin olmalıyız. Daha sonrasında her kullanıcıya verilecek yetki düzeyini özenle seçmeliyiz. Örneğin bazı kullanıcılar sadece yorum ekleyebilirken bazılarında sadece görüntüleme seçeneği olmalıdır. Bu kısıtlamalar şirketin bilgi güvenliği açısından oldukça önemlidir. Bir diğer önemli nokta ise dosyaların isimlendirilmesi belirli bir düzene ve sıraya göre olmalıdır aksi halde dosya bulma konusunda sorun yaşayabiliriz. Şunu unutmamalıyız ki arşivleme ve bilgi güvenliği gün geçtikçe daha da önem kazanmaktadır.